【要旨や結論から話す】仕事や職場での会話【お願いします】

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職場での会話について。
若手に仕事を頼んだときに、業務での会話の仕方に問題を感じる事が増えています。

仕事の経験が少ないので仕方のないことです。
ですから「最近の若者は」などと言うつもりは全くありません。
ましてや全員というわけでもありません。

ただ、僕の時間も奪われますしお互いのためにならないので、少しでも皆の上昇の一助になればとブログにします。

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10秒以内に結論が得られるかどうか

最初に話の要旨や結論が欲しいです。

必ずしも一言目でなくても良いですが、できるだけ早いタイミングで「何を伝えたいのか?」「何について話をしたいのか?」を伝えて欲しいです。

例えば報告をする場合には、「〇〇についてですが、〇〇でした
自分の意見を述べるならば「〇〇については僕は〇〇だと考えます
依頼をする場合には「〇〇をしていただけないでしょうか?
相談ならば「〇〇の件について相談しても良いでしょうか?

などなど。

相手や状況によっては、違う対応が必要な場合もあると思います。
全てにおいてそれが正しいとは言いません。

大人でも極稀に容量を得ないまとまりのない話し方をしてきたり、何が言いたいんだから良くわからないボヤケたメールを業務で送ってくる人もいます。
ただし、それは極少数です。
そして周りからは仕事の出来ない人と見られてしまいがちですし、実際に仕事ができない人であることが多いです。

それはとても勿体もったいないことだも思います。

エピソード1
ネットワーク経由で管理者PCからしか再起動できないシステムがあった現場です。

女性スタッフ
女性スタッフ

すいません、PCが…(数秒の沈黙)

岩崎
岩崎

???

女性スタッフ
女性スタッフ

PC作業ができなくなってしまいました…(数秒の沈黙)

岩崎
岩崎

??つまりどういうこと??
何か起こった??怪我した??

女性スタッフ
女性スタッフ

いえ、今〇〇で〇〇になって、〇〇も〇〇だったので〜
PCの再起動をお願いします。

岩崎
岩崎

ま、まじか…。
再起動を頼むためだけに二人で1分の時間を浪費したのか、、、

一番最初に、「私のPCの再起動をお願いします」と言ってくれれば0.5秒で状況を理解し3秒以内には再起動かけれます。状況説明はあっても良いですが、そのあとにしてほしいなぁ〜と。時間もとられますが、クリエイティブな作業に集中しているなか、必要のな別なクリエイティブな事に脳が使われ機会損失が生まれたという感じました。

不足があれば質問をします

先に状況や理由を伝えないと、

  • 結論を理解してもらえないのでは?
  • 納得してもらえないのでは?

と考える気持ちは分かります。
おそらくコレまでの経験から、理由や状況を理解できていないために結論が受け入れられず否定されたという経験を多く持っているのかも知れません。

共通項のベースがあれば、ある程度は理解できる

もしシンプルに要旨や結論だけを伝えた場合に、相手の反応が心配に感じるならばそれは伝える人の問題ではなく受け取る人の問題です。
受け取る人が結論から状況を推測・予知ができないのであって、あなたが嘘を付いているわけでも無理な要求をしているわけでもありません。

仕事においてはある程度、共通の知見なりスキルなりを共有している人が集まっていることが多いです。
学校などの場合、全く趣味も文化も異なる異世界の人達が集まっているので、結論を述べる前に自分が置かれている状況を説明しないと受け入れられないのかもしれません。
職場では目的を同じくする人たちが集まっていて、目的実現のためにあらゆる事を常に考えています。
大抵の事は背景を説明しなくても伝わります。

理解できなければ質問をしたほうが効率的

もし僕が結論にいたる前提を推測や予知をするだけのベースを持ち合わせていない場合には必ず質問をします。

  • 「何故その結論いたったのか、もう少し理由を説明してくれますか?」
  • 「何故、それを行ってほしいのか、理由を説明してもらえますか?」

などです。
このように質問を返されると「私の説明が足りなかったんだ」と考える人の気持ちも分かります。
が、決してそういうことではありません。

僕が知識や情報不足で、背景を感じとる事ができないだけです。
あるいは推測できていたとしても、お互いの認識が合っているかを確認するためにあえて質問をすることもあります。

下から言われるといつまでも立っても何が言いたいのかよくわからない

だったら最初から状況や前提を説明した方がと思うかもしれませんが、殆どの場合において結論だけをぶつけ合えば、お互いに分かります。
少なくともそういうレベルの人達だけが集まらないと、仕事は成り立たないです。

10秒で伝えられることに、いちいち前提を説明して1分をかけていたら、1日や1年間に延べ時間にすると全体としては物凄い損失になります。
発言者にとってみれば1日で数回のことかもしれませんが、人数が多いと数十回になりますので、一つに数分を使っていたら、それらの問答だけで1日が終わってしまいます。

正直、前提から説明をされると、「で、この人は何が言いたいんだ?」とイライラしてしまうこともありますし「仕事ができない人なのかな〜?」と思うこともなくはないです。

同じことが伝わるのであれば文字数は少なければ少ないほど良い

大学の授業でも僕は「レポートの文字数は少なければ少ないほどよい」と伝えています。
同じ情報量が伝わるなら文字数もページ数も少ないほうが良いです。

徹底的に詩的に抽象化されて、解読に時間がかかるのは困りますが、同じ結論が伝わるのであれば早く理解できる方が良いです。

浮いた時間を家族と過ごしたり恋人過ごしたり自分の趣味に時間を使ったほうが有意義です。

少ない文字数で同じ内容をスマートに濃く伝えられるなら、その方が良いに決まっていますし、そのような文章を書くほうが余程スキルが必要です。

仕事においても時間は、極力クライアントのためになる事や事業の本質に使うべきです。

納得できないのは相手の問題

仕事において正しく事実を伝えているのであれば、理解や納得ができるかは受け取る側の能力の問題です。
伝えたことが事実であり現実であるならば、好む好まざるに関わらず聞き手は受け入れてベストな手段を考えるしかありません。

エピソード2
とある作成したデータを学生アルバイトスタッフがサーバーにアップロードし忘れていたときです。
翌日に僕が作業をしようとするとデータなく学生アルバイトにメッセージを送りました。

岩崎
岩崎

昨日のデータがアップロードされていないも〜。
なる早でアップロードお願いも〜

男性スタッフ
男性スタッフ

今、学校です (その後2時間ほどの沈黙)

岩崎
岩崎

でしょうね…。そういうことじゃなくて…。

僕は平日の日中に学生が学校にいる確率が高いであることは、メッセージを送る前に予測しています。
仮に学校をサボって遊んでいたとしても僕には全く関係のないことですし、遊びをやめて直ぐにデータをアップしろなどと言うつもりもありません。
状況なかで取りうるベストな手段を取って頂ければOKです。

もしかしたら「学校にいる」という発言から「今、送れないということを察して」ということかも知れませんが、ノートパソコンでの作業ですし学校にはwifiもあり、可能な手段はいくらでもあるので、そこから「PC持ってるとか持ってないとか、送れるか送れないかを察する」脳内活動は何も生産しません。

時間的に一言メッセージできなかい状況であったのであれば「後ほど連絡します」だけも十分です。

その後のやりとりで、帰宅するのが19時頃になるのでそしたらアップロードできるという状況が分かりました。
もし最初に分かっていたなら「19時過ぎになんとか」とか「夜には」とかだけでも良いです。時間が見えれば仕事の段取りを組み替えることができますので、劇的に生産性が変わります。
もし時間が分からないなら、「何時になるか分かりませんがアップします」などでも。

もし今夜中が無理なら「明日中には」でも良いです。
その場合、全体の流れをみて僕が再作成を今日中にしてしまいますが、それで「今送れない」事を責めることはありません。
「昨日アップロードし忘れた」ことは「僕が昨日アップロードされているかを確認すべきだった」であり、「今日送れない」こととは何も関係がないからです。

今学校です」で言いたいことは分かるんですけど、僕の創造性するエネルギーをあなたの状況把握には使いたくないです。
個人の状況は興味ないですし自由ですし…。

何故、結論までが長くなるのか?

理由や言い訳をまず述べる癖が付いている?

これらは若い人は仕方のないことです。
僕もそうだったはずです。
「自分の行動や技術が人のためになる」という経験や自信が乏しく「どうやったら自分が社会の中で認められるか」という視点になってしまうので、つい自分の状況説明や言い訳みたいな事が最初になってしまうのかも知れません。

極稀に学生事態から卓越した人がいて、出世している人も多いです。

学校の先生や同級生同士だと、世界が違い過ぎるので前提をアピールしないと中々理解してもらえないことが多かったかも知れません。

仕事は最短時間で効率よくゴールを決める。

仕事は、与えられた戦力で以下に最短距離でゴールを決めるかに掛かっています。
戦力とは主に時間とお金です。
クライアントが用意してくれた戦力は、できるかぎりクライアントのためだけに有効に使ってあげたいです。

フルハウスでは飲み会や食事会は一切ない

少し余談ですが、僕は社内で飲み会や宴会はまずしません。
まったくしないことはないのですが、おそらく3~4年に一度くらいです。
忘年会もしません。

あくまでも社内の話ですので、他の集まりは声を掛けて頂ければ喜んで出席します。
普段、中々会えない人にあったり、落ち着いて会話のできない人と会話をする機会がとても有意義だからです。

毎日仕事で顔を合わせているので、わざわざ食事にいったり飲みいく必要性は僕には感じません。
問題があればその場で解決するべきですし、業務としてミーティングを行うべきます。

僕はここ10年近く、日常ではお酒を飲まないという部分も影響しているとは思います。世の中一般的に正しい考えであるという言うつもりはありません。

チャットを使う

こちらも余談ですが、チャットを使っているクライアント企業との仕事は、ほぼチャットで進行させています。
メールと違い余分な挨拶文を打つ必要がないので、圧倒的にレスポンスが早く進行が早くなります。

家庭や恋愛でやったら失敗します

と書いてきましたが、何かにつけて効率ばかりを追求している人のように感じられたかもしれません。
あくまでも仕事においての話です。
目的に必要のない無駄を仕事では極力排除し、各自のより大事なことに時間を使えるようにしたいのです。

そのため効率を家庭に持ち込み過ぎると失敗すると言われています。友人関係や恋愛、家族は寧ろ無駄なことの積み重ねが必要なこともあります。

仕事においてもそういった部分はゼロではないですが、まずは目の前のイシューを解決改善することが目標。
そのために必要な無駄は無駄とは言わないですし、解決改善を妨げるのであれば無駄です。

切り替え大事ですね。
今回はこの辺で。

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