メール添付はやめましょう|ファイル転送サービスもできれば【DropBox編】

音楽活動に役立つ
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こんにちは、岩崎将史まさふみです。

文書、画像、音楽、動画など様々なファイルを日々やりとりしています。

  • メール添付はいい加減やめましょう。
  • ギガファイル便などのファイル転送サービスもできればそろそろやめましょう。

について書きます。

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使わない方がよい理由

上記2つのそれぞれについて説明します。

メール添付を使わない方が良い理由

理由
  1. 余分な作業が必要になるから
  2. メールサーバー、メールアプリ、ストレージなどで3倍以上の容量を使いコスパが悪いから

余分な作業が必要になるから

送る際にメールサーバーの容量によっては弾かれてしまいます。
そのために画像ファイルなどを一生懸命に数MBメガバイトに収めるために、圧縮したりjpegやmp3などに書きだしたりしていませんか?

その時間が無駄です。

もし、「メール添付のみで送ってください」というクライアントがいたとしたら、明らかに途中途中の工数が増えるので、その分の工数を見積もります。

岩崎
岩崎

メール添付限定でも良いけど制作費が割高になってしまうも〜

メールサーバー、メールアプリ、ストレージと3倍以上の容量を使いコスパが悪いから

どんどんメールサーバーとメールアプリにデータが溜まっていきます。

最近はクラウドメールサーバがホストになり、PCやスマホやタブレットなどそれぞれがデータを拾いにいくのが主流です。

メールサーバーにも、各端末のメールアプリにも、両方にデータが溜まります。
さらに最終的にはSSDやハードディスクなど、どこかのストレージに保存しますので、3重、4重にも余分にストレージ容量を消費するという、あまりにもコスパの悪い状況になります。
そしてメールアプリの動作もどんどん重くなります

あまり普段、ファイルのやりとりが多くない人にはそれほど悪影響の実感はないかもですが、僕らは毎日ように大量の音楽や写真、ジャケット、動画などのデータを外部とやりとりしていますので総容量はものすごい数になります。

ファイル転送サービスを使わない方が良い理由

ファイル転送サービスとはギガファイル便、宅ふぁいる便などの大きなデータを転送するサービスのことです。

理由
  1. 余分な作業が必要になるから
  2. パッとデータを確認することができない

余分な作業が必要になるから

送り手側はアップロードという作業が発生します。
この時間、勿体無くないですか??
下手をすればメール添付より面倒かも

受け取り側もダウンロードという作業が発生します。
忙しいなかで、なんとか作業日を確保して、いざダウンロードを試みようとするも期限切れ…などという経験を持つ人も少なくないはずです。

こんな無駄な作業と時間で工数(≒費用)が割かれるのは発注者側にとっても受注者側にとってもです。

パッとデータを確認することができない

この手のサービスはダウンロードをしないとデータを確認することができません。
見ることも聴くこともできないのです。

エンタメ案件だと「取り急ぎパッと全体像を確認するだけ」という工程が多く発生します。
それなのにダウンロードしなければ確認できない。
ましてやZIPファイルなどの圧縮ファイルになっていると、ダウンロードした後で解凍という作業が必要になります。

超絶時間の無駄です。

例外として主にBtoBなどでセキュリティ面からVPN回線などを利用した専用サーバーでやりとりをしているクライアントもいます。

【解決方法】クラウドのファイルストレージサービスを使う

これらの問題は、クラウドのファイルストレージサービスを使うことで、一発で解決します。

どんなサービスがあるかというと、

  • Google Drive
  • One Drive
  • DropBox

などです。
上2つのGoogle DriveとOne Driveは僕はあまり使いこなしてないので解説は控えます。
僕は、というか会社(フルハウス)では、DropBoxを普段使っています。
外注クリエイターやミュージシャンにも使ってもらっています。

使い始めて数年が経ちますが、今や、

岩崎
岩崎

DropBox無しで同じ作業量を遂行することはもはや不可能だも〜

と言えるくらい必須です。

DropBoxを使うと、どれくらい便利なのか?

さわりだけ解説します。

DropBoxでのファイルの渡し方

DropBoxの導入やインストールについては、検索すれば記事がたくさん出てきますので省きます。

使うとどう便利なのか?だけを書きます。

いつも通りにに保存しておけば、すぐに相手に案内できる

DropBoxアプリをMacにインストールすると、HDDやSSDなどのストレージ内にDropBox用のフォルダができます。
基本的に僕は作成した全てのデータをここに保存しています。

Windowsも一緒だと思います

そして相手に送りたいときは、送りたいファイルやフォルダを右クリックすると下記のダイアログが開きます。

HDDですので、画像も音楽も文書もほぼ全てがアプリを開かなくても確認できます。

「Control + クリック」でもできるよ

ピンク囲みの「Dropbox リンクをコピー」でURLがコピーされるので、これをメールやメッセンジャーやチャットツールなどに貼り付けペーストして相手に送るだけです。
LINEのメッセージでも構いません。

超絶簡単2秒でできます。

メール添付だと多分、6秒以上かかりますよね。
この作業だけでみれば生産性や付加価値が3倍向上したということです。
この作業を1日に何回も月に何十回、何百回もやりとりするので大きく変わってきます。
スタジオや会社の家賃は一定で高額ですから、それだけでコストは大きく変わります。

受け手がDropBoxのアカウントを持っていなくても、普段使っているWEBブラウザーで見れて聴けてダウンロードもできます。

受け取る方もダウンロードせずにすぐに確認できる

受け取る方もダウンロードという面倒な作業をしなくても、すぐに画像や動画、音楽を確認できます。
PCでもスマホでも可能です。

例えばこんな使い方

僕が、ミックス確認でmp3やwavの保存先URLを送ったら、すぐにPCやスマホで聴いていただけます。
製作からCDジャケットの校正確認がきたらDLせずに直ぐに確認して返事ができます。

「相手に送る」という考え方ではなく、「アップロードしてあるから勝手に見てね。必要ならダウンロードしてね」という状態です。

ファイルを全ての端末で共有できる

上の図のように基本はつねにクラウドサーバーに保存されそれを見に行っています。
PCでデータを編集すれば、スマホでも同じものが見れます。
スマホで撮った写真もDropBoxに保存すれば、スマホでもみれるしPCでも見れます。
編集をどちらかで加えれば直ぐに全てに反映されます。

他にも便利な使い方は盛りだくさん

他にも便利な使い方はたくさんありますが、ここではここまでにしておきます。

あくまでもメール添付やギガファイル便などで送ってくる人へ向けてのメッセージとして書いていますので、これだけでもメリットが伝わっていると思います。

DropBoxは基本無料

DropBoxは基本無料で使えます。

と書くとDropBoxの宣伝みたいですが、特にアフィリエイトなどもないですし、宣伝しても特に僕にメリットはない…と言いたいですが、めちゃくちゃ大きなメリットがあります。

僕の時間が圧倒的に節約されるし、クライアントやスタッフの時間も節約されて皆んながハッピーになるからです。

ギガファイル便などのファイル転送サービスだと、おそらくどんなに急いでもアップーロドしてメールアドレス入力してと、数十秒はかかりますよね。

事務的な作業に工数とられるくらいなら、お互いにクリエイティブなことやトレーニング時間を確保するなど、コンテンツの中身を充実させることに時間を使いましょう。

扱えるデータ容量が多い場合、有料ビジネスプランが良いですし会社も全員ビジネスプランにしています。
チームで運営する場合さらに大きなメリットが得られます。
費用はかかりますが、効率を考えたら軽く彼ら彼女らの時給を直ぐに賄えてしまいます。

ぜひ使ってみてください。

ということで、今回はこの辺で。
では、また。

広告でもアフィリエイトでもないただのリンクです。ご安心ください。

余談ですが、僕の会社フルハウスでは2003年頃に100万円以上もかけて専用サーバーとツールを用意し、クライアントに直ぐに完成した曲やサウンドを聴けるようなシステムを用意していました。今は¥0…。嬉しいことですが ^^;

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