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テレワークに超絶おすすめのプロジェクト管理ツール【BackLog】

テレワークに超絶おすすめのプロジェクト管理ツール【BackLog】ビジネスの学び
この記事は約9分で読めます。

岩崎将史まさふみです。

テレワークリモートワークが盛んになってきました。
そうすると遠隔でのプロジェクト進捗管理が大変になってきますよね。

僕の会社では2008年頃から8年間ほど社員や外注フリーランス・スタッフ達と、年間に数百曲もオリジナルが曲や効果音などを制作、納品しなければならないプロジェクトを請けていました。
(今は減らしてこうしてブログなどを書く時間を確保しています)

関わる人数も多く、納品スケジュールがタイトで、かつ工数の多い作業が同時に100単位で動いていました。
最初の1ヶ月は日々、エクセルシートガントチャートを作成し、スタッフに電話メールチャットで指示を出してということを繰り返していましたが、徐々に確認や連絡などの管理業務だけで半日以上の時間を取られるようになり、僕が肝心の楽曲制作ができなくなるという事態に突入しました。

当時、これでは駄目だということで、いくつかのプロジェクト管理ツールを試してみましたが、帯に短し襷に流し。
1ヶ月ほど散々に試した挙げ句、知り合いに進められてピッタリの素晴らしいツールに出会いました。

あれから10年間以上、進化を繰り返しながらどんどん使いやすくなっているプロジェクト管理ツール
それが今日、紹介するBackLogバックログです。

テレワークの進捗管理にオススメ「BackLog」について話してみた
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BackLogバックログの魅力

BackLogバックログでやる流れを簡単に書くと、

  • 工程ごとに課題タスクを作る。
  • 課題タスクに期日、担当者、状態などを設定する
  • 課題タスク毎にスレッドが作られチームメンバーが書き込んだりファイルをアップしたり評価したりできる。
  • 課題タスクから自動的にガントチャートが作成される
  • ガントチャート課題タスクの一覧から各工程の進捗状況が俯瞰できる

という流れが中心です。

シンプルで分かりやすい見た目と操作

BackLogバックログは誰がみても分かりやすい見た目とレイアウト。
そして簡単な操作性が売りです。

タスク管理ツールとしてはRedmineなども有名ですが、操作性や徹底的な見える化という意味ではBackLogバックログが図抜けています。

発生した課題タスクを入力するだけ

BackLogバックログでやる事は至って単純。
やるべき事、やるべき作業を何も考えずにひたすら課題タスクとして作るだけです。

この様な感じで課題タスクを作成するだけ。

必要な資料をアップロード、もしくはDropBoxなどのURLを貼っておけば関係者がいつでもスグにアクセスできます。

担当者に必要な情報を自動で通知

担当者や期限などを入力しておけば後は勝手にチームメンバーそれぞれに丁度良い形で表示され必要に応じて自動で連絡がいきます。

自動でガントチャートを作成してくれる

そうすると自動的に課題タスクからガントチャートを作成してくれます。
ガントチャートを見ながら各タスクのスケジュールや担当者などを再調整していきます。

画像の上にある赤い旗はマイルストーンで、全体の工程を設計できます。
それと照らし合わせ、それぞれの課題タスクに送れがないかなど、このガントチャートを見れば、ボトルネックが直ぐに把握できます。

それぞれの課題タスク掲示板スレッドになる

課題を作成すると、それぞれが独立した掲示板スレッドになります。

スタッフから質問や意見があると書き込まれ、僕はそれに対して返答を書き込んでいきます。
この辺はチャットワークなどと同じ感じです。
良いのは課題タスクごとにスレッドがありますので、同時にいくつかの議論が平行して行われていても全く問題なく流れを把握できることです。

メールでの通知や書き込みも可能

掲示板スレッドへの投稿はメールで受信するように設定もできます。
そしてメールに返信するだけで、その内容が自動で掲示板スレッドへ投稿されます。

あまりITを活用していない外部協力会社とプロジェクトを進行させるときも、協力会社のスタッフはメールさえ運用できていれば、問題無くプロジェクトが進行するのでとても助かりました。

そして、こちらはメールではなく各課題タスクごとに、いつでも瞬時に前後の時系列や必要なデータにアクセスできます。

膨大なプロジェクト管理の時間が8分の1にまで圧縮

全員がリアルタイムで各状況の仕事の役割、重要性などを認識しながら進捗させる事が可能です。

1日4時間ほど必要になっていた僕のプロジェクト管理業務の時間を、30分ほどに減らす事ができました。

毎朝の出勤後にサーバーに上がってきている曲をチェックしてコメントを返し、新規発注のメールを確認してタスクにコピペしたら、その日の管理作業はほぼ終了です。

クライアントへ示すガントチャートも日々リアルタイムで

各スタッフの進捗管理もですが、対クライアントへの報告もBackLogバックログ導入前は大変でした。
週に1度のペースで進捗報告のミーティングがあり、ガントチャートを修正して報告しまします。

このガントチャートの作成、修正の作業も報告ミーティングの時間も勿体ないので、クライアントの担当者数名にもBackLogバックログのチームメンバーになって頂きました。

常にリアルタイムで進捗感を掴んでいただきながらガントチャートを見えれますので、不安を感じたらクライアント専用のスレッドに投稿してもらえます。

こうして週イチの無駄なミーティングやチャートの作成時間は、ゼロになりました。

仕事の割り振りも超絶楽になった

各スタッフへの仕事の割り振りも、超絶に楽になりました。
新規発注がくると僕は課題タスクを立ち上げます。
そして、課題タスクにはこう書きます。

岩崎
岩崎

〇〇の新規発注が来ていて、△△みたいな曲を所望で納期は✗✗だけど、やりたい人いるモ〜??
早いものがちでよろしくモ〜

そして資料をサーバーにアップしてURLリンクを貼っておくだけです。

しばらくすると

外注クリエーター
外注クリエーター

僕、あと何日で手が空くのでやりますよ〜。
担当者にしてください〜。

岩崎
岩崎

ありがとう〜。
担当者にしておいたも〜

個別にお願いや問い合わせをする必要はありません。

スタッフは遠慮なく質問、そして回答

不明点があるときは、どんどん掲示板スレッドに質問を書き込んでもらいます。
僕はそれに淡々と回答するだけです。

たまに回答に困ることがあったり、お互いに「どう思います?」状態なる時もあります。
そうすると、それを見かけた別のスタッフが、

別のスタッフ
別のスタッフ

〇〇なら△△にしたらどう??

などとナイスなアドバイスの書き込みをしてくれたりします。
その様なコメントも評価することができますので、モチベーションも上がりますし、全体的なクォリティーも上がる傾向にあります。

BackLogの詳細は公式ページにて→

運用するには最低限のITリテラシーがあればOK

運用するのには最低限のITリテラシーは必要です。

新人社会人に、

新人社会人
新人社会人

「ふぁ」ってキーボードでどうやって打つんですか?

などと質問されることも珍しくないという投稿を昨日みました。
確かにスマホでひらがなフリック入力だけだと、覚える機会はないかもです。

それくらいのレベルの人はそもそもクリエイターには慣れないので、僕の会社のスレッドに参加することはありませんが…。

普通にPCでTwitterやFacebookを扱える人なら誰でも扱えますので、ご安心ください
それくらいBackLogは簡単です。

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更に便利な機能が盛りだくさん

他にも便利な機能が沢山ありますが、書くと長くなるので名前だけ。

  • wiki機能
  • リポジトリ機能
  • 外部サービスとの連携

などなど。
外部サービスは、

  • Google
  • Apple
  • cybozu
  • Outlookカレンダー
  • Typetalk
  • Cacoo
  • Redmine
  • Jira

などなどと連携可能で、僕の会社ではcybozuのツールも使っているので助かります。

セキュリティーも万全

もちろんセキュリティーも万全の対策を取っているようです。
その辺りの技術的な事は僕は詳しくありませんので書きません。
BackLogバックログのホームページで熱く語られています。

ただ1つ言えることは、使う際に特何か特段に気にする必要はありません。
そして10年間ほどの使用の間に問題になったことは一度もありません。

詳細はBackLog公式ページにて→

オススメできる業種

元々はプログラムWEB開発などの製作管理業種に作られていたのだと思います。
ですので、それ系の業種にはピッタリですが、カスタマイズできる部分もあるので、ほぼ全部の業種に対応できます。

僕が普段やっている楽曲制作やそれらに付随する、WEB製作動画製作プロモーション広告マーケティングなど何でもいけます。

新規発注や出てきた問題を課題かだいとして登録し、チームで連絡を取り合いながら何かを制作あるいは進捗させる業種であれば絶大な効果を発揮すると思います。

料金

Backlogは、クラウド型とオンプレミス型の2種類がありますが、ほとんどの人はクラウド型が良いはずです。

クラウド型は、お試し無料から始められます。
有料は月額2,400円のスタータープランから5万円のプラチナプランまであります。
僕の会社は9,800円のプランに入っています。

機能やプロジェクト数、メンバー数、データ容量などで変わりますが、まずは1番安いプランで良いと思います。

画像を触ると無料お試しのページに飛びます

自動ガントチャート作成は、スタータープランではできません。
が、あとでいつでも変更できますので、まずはそれで良いと思います。

無料プランで劇的に仕事効率と生産性をアップ

今まで、メールや電話、ラインやチャットワーク、Slackなどビジネスチャットで工程をの指示や進捗確認をしていた会社や人。

はっきりいってヤバいです。

それだけで劇的に仕事の効率や生産性が変わります。

エクセルシートやガントチャート作成ツールなどでガントチャートを作成して人。

はっきりいってヤバいです。

ガントチャートは自動で作成されるますので、無駄な時間はなくなります。

管理者の作業、つまり人件費を半分以上減らすことができ、その分を生産的な作業に充てられると考えれば、月に数千円から1万円というのは十分以上に元がとれます。

他にもメリットは沢山ありますが、今回はここまでにしておきます。
複数のメンバーで何かを作るビジネスをしているチームであれば絶対に使うべきサービです。

ということで、また。

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