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【超絶簡単】ビジネス文書「見積・発注・納品・請求」役割と流れを解説

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この記事は約6分で読めます。

岩崎将史まさふみです。

若手のクリエーターやフリラーンスの音楽家などに仕事を依頼しようとする際に、

岩崎
岩崎

〇〇を依頼したいんですが、見積くださいモ〜

外注さん
外注さん

え…作ったことなくて…

ってことが稀にあります。

そして、

岩崎
岩崎

この前はありがとうございました〜。
請求書をくださいモ〜

外注さん
外注さん

え…作ったことなくて…

代わりにコチラがサンプルを作って、名前と押印だけしてもらうなんて事もあります。

というかコレはかなり頻繁にあります。

一般にビジネスをしている社会人であれば凄くおかしな事だと感じると思います。

ですが割と音楽家に多いです。

ということで通常のビジネスに必要な、下記の書類について解説します。

  • 見積書
  • 発注書
  • 納品書
  • 受領書
  • 請求書
  • 領収書

ほとんどの仕事は「物」や「サービス」を売る商売

ほとんどの仕事は「物」や「サービス」を提供する仕事をしています。

こうした仕事は一般的には、

  1. 問い合わせ→見積依頼
  2. 見積
  3. 受注
  4. 納品
  5. 請求

という流れが進行します。

日々、この作業を回しながら「売上」と「利益」を積み上げていく。

個人や法人に関わらずビジネスの基本です。

その一つ一つの工程で様々な書類たちが必要になります。

  1. 見積書
  2. 発注書
  3. 納品書
  4. 受領書
  5. 請求書
  6. 領収書

これらの書類たちについて、簡単に解説します。

それぞれの書類の役割

各書類の役割についてサンプルを見ながら解説します。

その前に次の言葉が分からない人は、理解しておいてください。

  • 発注者
  • 受注者

発注者は見積作成の依頼を出し、商品やサービスの提供を受け、それらの費用を支払う立場です。

受注者からすると顧客になります。

受注者は発注者よりの注文を請けて、商品やサービスの提供をする立場です。

発注者は見積依頼時点では厳密には発注者ではあります。
見積書の内容を受諾して発注の決定を下してから初めて「発注者」と呼ぶのが本来ですが、この記事ではできるだけ初心者に分かりやすくするために、敢えて「依頼する側」を発注者と呼んでいます。

見積書とは?

見積書は問い合わせを受けた内容に対しての、物やサービスを販売、提供するに当たって必要な内容と金額を示す物です。

見積書を作成するために

発注者が何かを依頼したい時には「依頼したい内容」を受注者に明確に伝えます。

その際の「内容」を「要件」と呼び「要件」を定めていく事を「要件定義」と呼んだりします。

受注者は最終的に定まった「要件」に基づいて、必要な物やサービスを洗い出し「見積書」を作成します。

見積書のサンプル

見積書のサンプル
見積書のサンプル

見積書のサンプルを作成してみました。

この様に相談を受けた内容に即して必要な項目と数量、単価を掲載し総額の支払金額を明瞭に分かるようにします。

項目、金額などはサンプルとしての例です。

そして見積書を作成した期日や有効期限などを入れます。
場合によっては納品までの期間や納品日なども記載します。

見積書を相談者に見ていただいて「了承」を頂ければ商談成立となります。

上記の見積書サンプルは「NISOCAミソカ」というサービスで作成しています。僕が使っているサービスでとても使いやすく、PCやスマホで簡単に作成しチームで共有できます。

発注書とは?

見積書の内容に同意したら、発注者が受注者に発注書を提出します。

注文書・発注書のサンプル
注文書・発注書のサンプル

上記サンプルでは「発注書」ではなく「注文書」になっています。
会社毎に呼称の習慣が違うだけで、どちらも同じものを指します。

注文の内容と合計金額、希望納期などが記載されます。

基本的には見積書と同じ内容が項目として記載されます。

ただし、作成するのは発注側になります。
見積書とは逆です。

上記の注文請書サンプルは「MISOCA」にて作成しました。

必要に応じて「注文請書」を発行する

発注者が「注文請書」を求める場合は、受注者は「注文請書」を作成し提出する必要があります。

注文請書のサンプル
注文請書のサンプル
注文請書が必要な理由

発注者は注文はした後も、

  • 本当に注文が通っているのか?
  • 納期はしっかりと伝わっているのか?守られるのか?

などの不安を抱えます。

「しっかりと注文を請けましたよ」

とい事を相手に正確に伝える役割があります。

「注文請書」は僕は作成する機会はほとんどありません。
極々稀にクライアントから求められた際に作成しています。

上記の注文請書サンプルは「MISOCA」にて作成しました。

納品書とは?

商品やサービスを収める事を納品と呼びます。

納品の際には納品書を提出します。

発注者に注文通りの物を収めた事を示します。

納品書のサンプル
納品書のサンプル

上記の納品書サンプルは「MISOCA」にて作成しました。

受領書も受け取る

発注者は納品を確認したら受領書に押印して返送します。

発注者
発注者

きちんと受領しました。

という証明なり受注者側は安心します。

受領書を出す会社もありますが、近年はデータ納品などの場合にメール返信にて「受領確認メール」を送る事によって相手に受領のお知らせとする会社もあります。

請求書とは?

最後に受注者は「請求書」を発行します。

請求書のサンプル
請求書のサンプル

請求書には振込先の銀行情報を必ず記載します。

請求書の支払い期日は、多くの企業では以下の様なルールが主流です。

  • 月末締めの翌月末日払い
  • 月末締めの翌々月末日払

極稀に締め日から75日後などという会社もあります。

締日と支払い日は商談、見積段階でしっかりと確認を!
支払いまでの期間が長いと、受注者側が先に経費の支払いが発生するため「仕事があるのに現金がなくなり廃業」などという自体も考えられます。
商談時にしっかりと確認し見積書にも落とし込む事をオススメします。

上記の納品書サンプルは「MISOCA」にて作成しました。

支払い

発注者は請求者に代金を支払います。

ほとんどの企業では銀行振込で対応しています。

領収書

代金を受け取った際には領収書を発行します。

領収書・領収証のサンプル
領収書・領収証のサンプル

ただし領収書の発行は「現金で受領した場合」であり、今日では一般的な銀行振込では領収書の発行が原則しません。

銀行での振込の記録が請求書と合わせて税務的な証明になりますので必要がないからです。

「銀行振込」であったのに「領収書」を求められた場合は、必ず「○月○日銀行振込にて受領分」などと「領収書」に記載しましょう。
記載なしで渡してしまうと「もう1件の別発注の入金をした」と誤認され税務的なリスクを追う可能性を避けるためです。

上記の納品書サンプルは「MISOCA」にて作成しました。

具体的な書き方

請求書の具体的な書き方については「請求書の書き方」を過去記事で書いています。

その記事でも紹介しましたが、今回のサンプル作成で使った「MISOCAミソカ」というサービスを使えば「見積書」を作成してしませば、他の必要な書類は全て1クリックの自動で作成してくれます。

解説しなくても「見れば誰でも直ぐに作成できるサービス」だと思いますので是非トライしてみてください。

しっかりと文字に残してスムーズな取引を

一連の書類はお互いの仕事についての内容や条件を明確にして形に残すための物です。

口頭で記録の残らないやり取りはトラブルの元になりかねません。

社会人として全て必須の知識とスキルですので、今まで経験のなかった人は是非頑張ってチャンレンジしてみてください。

ではまた。

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