岩崎将史です。
多くの人には今更な内容ですが、ビジネス系チャットサービスの勧めです。
メールの弊害
未だに多くの場合においてメールを使われている企業が多いです。
社内においてはメール以外のコミュニケーションツールがありつつも、外部とのやりとりは基本メールというのが、まだまだ多いと思います。
ビジネス用のメールアカウントは必須であり、顧客やクライアントとの連絡だけでなく、様々なサービス・アカウントの管理などメール・アドレス自体はとても重要です。
将来的な推移は別にして、現在ではメール・アドレスが基本となっています。
最初の問い合わせや商談時においてはメールはとても便利ですが、いざプロジェクトが動き出すととても不都合なコミュニケーション・ツールとなります。
プロジェクトの進行には不都合なメール
メールの不都合さを上げると次のような物でしょうか。
- 時系列がたどるのが困難
- 複数人でのチームだとそれぞれのアクションが掴みにくい
- メールアプリのメモリを消費しつづける
- ファイルやドキュメントの確認が大変
- SPAMメールが増えてくる
などでしょうか。
そして1人で10件以上のプロジェクトを同時に担当するようになると、すぐに混沌になってきます。
連絡は電話やTV会議で良いのでは？と考える人もいると思います。
制作関連の世界では意見交換ではリアルタイムで相談をすることもありますが、具体的な指示などは曖昧さや記憶違いを排除するためにメールなどテキストで残すやりとりが基本であり重要です。
コロナ対策で急速にZoomやTeamsなどのTV会議も増えてきました。
リアルタイムでのやり取りは相手の都合を奪う側面もありますので、テキストベースでのコミュニケーションはなくなることは無いと考えています。
ビジネス系チャットを勧めるする理由
これらの問題を解決するために僕は常時継続的に発生するプロジェクトなどについてチャットサービスでの進行管理をお薦めしています。
非ビジネス系よりも便利なビジネス系チャット
チャットと言うと、LINEやFBメッセンジャーなどのツールを連想すると思います。
簡単なやりとりを行うだけであれば、それらを使うこともあります。
が、ビジネス系チャットでは、プロジェクトの進行において便利な機能があります。
コミュニケーションをとるだけであればLINEやメッセンジャーで事足りますが、生産という過程においては不都合が多々あります。
その辺りは後述します。
ビジネス系チャットのメリット
ビジネス系チャット・サービスを導入するとこれらのメールでの問題の多くが解決します。
全てではありませんが。
- 時系列がスッキリ
- スマホやタブレットデバイスとの連動も確実
- チームでの運用が楽
- 無駄な挨拶分の入力が不要
- タスク管理ができる
- ビデオ会議が簡単
- ファイル管理がしやすい
などなどがあります。
全てのチャットサービスが上の全ての機能を満たす訳ではありませんが、概ねこの様な傾向があります。
時系列がスッキリ
言うまでもないですが、全てのやり取りが縦に一直線に並びます。
メールでは過去のやり取りを把握するのに大変苦労します。
特に複数人チームの場合は大変です。
全てのやりとりが掲示板の用に縦に並びますので、時系列や過去の流れを理解するのもとても容易です。
スマホやタブレットデバイスとも自動連動
各サービスには専用のアプリがあります。
スマホやタブレットにアプリを入れることにより100%完全にPCデバイスと連動します。
完全にLINEやメッセンジャーなどと同じように使えますので、それぞれのレスポンスが早くなり業務フローが活性化します。
LINEもPCアプリがあります。が、僕は何故か連携が上手くいってません。
スマホの画面の小ささが苦手で基本はPCアプリを使っています。
PCアプリは何の問題もないのですが、スマホが100%連動しないのです。
メッセージは受信するのですが、読もうとしても見れなかったり送ろうと思っても送れなかったり。
なのでスマホでLINEは事実上使っていないという、なんかLINEの趣旨と違うことになっています（苦笑）
チームでの運用が楽
チーム運用ではも多くのメリットがあります。
全てはとても書ききれませんが、一例をあげます。
メールではcc、bccなど、どこの誰にどの範囲で送るかなど毎回入力が必要です。
また会社によってはbccやccの切り分けとその順番などにも配慮するそうです。
「日本的な風習だなぁ」と感じる人が多いとおもいます。
が、実はこれは日本の話しではなく元マッキンゼーで現在は某企業社長のアメリカ人がメールの弊害として語っていたことです。
日本でも世界でも一緒ですね。
チャットではあれば個人宛でもチームに可視化することもできます。無駄な行動と時間を減らせるのは生産性を高めるためには重要です。
無駄な挨拶文の入力が不要
メールでは「いつもお世話になっております。〇〇の△△です。この度は〜」などから始まるの長い文章を、本題に始まる前に打たなければいけません。
90年代にeメールが登場し始めたときは「手紙の代わり」というニュアンスが強かったのでしょう。ビジネスマナーとして必須とされる文化が生まれました。
この文章を打つだけで10秒から20秒ほどの時間をロスします。
毎日、数件から数十件、この作業に時間を使っていたら年間で膨大な収益化ロスになります。
チャットでは要件だけを的確に完結に伝えるという文化がありますので、プロジェクトの進行速度が圧倒的に早くなります。
まずは相手を敬う挨拶文を、ビジネスマンであればしっかり書きなさい
という年配者が入ってきにくいプラットフォームというのが幸いしているのでしょう。
僕らにとって相手への敬意はプロジェクトを成功させ利益を最大化さすることです。
タスク管理・ビデオ管理・ファイル管理
これらについてはサービスごとに有無もありますので、次の3つのサービスの中で書いていきます。
僕が使っているビジネス系チャットサービス3つ
僕が使っているビジネス系チャット3つを紹介します。
- ChatWork
- Slack
- Teams
他にもあると思いますが、僕はこの3つの毎日使用しています。
どれを使うかはクライアントに合わせています。
まだチャットサービスを使っていないクライアントには、社風やプロジェクトに合った最適な物を勧めています。
定番のチャットワークとSlack
チャットワークとSlackは何年も前から使っています。
日本法人のチャットツールの70%はチャットワークとも言われています。
僕の周りではIT系などではチャットワークを導入している会社が圧倒的に多いです。
チャット機能も便利そうなTeams
Teamsは昨今のコロナ対策による対応で、使い出したクライアントが増えてきましたので使い始めました。
TemasはTV会議ツールとしてのイメージが強いですが、チャット機能も割と充実していそうです。
そうです、というのはまだ使い始めて日が浅いのです。
これから使い倒してみようと考えています。
Zoomにもあるみたいだけど未使用
TV会議というとZoomも一般的。
こちらも日々使っています。
チャット機能もあるようですが、まだ一度も使った事がありません。
色々と使う機会が増えてきたらそれに応じてこの記事も加筆修正したいなと考えています。
３つサービス、それぞれの特徴
この3つのチャット・サービスにはそれぞれに特徴があり、クライアントやプロジェクト毎に使い分けています。
あくまでも僕が認識している範囲内での使い分けなので、全ての特徴を網羅しようという意図でこの記事を書いている訳ではありません。
参考までということで。
チャットワーク
簡単さ、シンプル差でいえばチャットワークが圧倒的です。
「分からん」「出きない」という人に出会ったことが未だ一度もありません。
国内企業では僕の周りでは一番使われています。
どんな人にもおすすめ
「初めてビジネスチャットサービスを使う」という方はチャットワークに誘導しています。
現在のクライアントの半分はチャットワークでやり取りをさせてもらっています。
日本人が作った日本の会社のサービスということで、見た目がとてもわかり易いです。
何の説明をしなくてもほとんどの人がチャットワークのHPを案内するだけで対応できています。
見た目が分かりやすい
見た目がとても分かりやすいです。
これはSlackに対してということになるのですが…。
文字の行間、配色やアイコン、メニューの表示などとても洗練されていて迷いなく使えます。
ToDO機能が便利
ToDo機能がついています。
リマインダーとも呼ばれる機能で、誰かに対して「これをやってね」という指示を作ることができます。
指示の作業を終えたら消す、を繰り返すことにより業務タスクが進行していきます。
期限や担当者などを設定でき、タスクの進捗をチーム全員が状況を把握できます。
複雑かつ詳細なタスク管理ではBackLogというサービスを使っています。
ガントチャートなども自動作成が可能で、複雑な制作案件の場合はこれを使い外注さん含めたチームを回しています。
大規模プロジェクトには超おすすめです。
さっとTV会議に移行できる
今はやりのTV会議も簡単です。
チャット投稿欄に「ビデオ会議を始める」というボタンがあります。
相手がPCやスマホの前にいるのであれば、そのボタンを押すと直ぐにビデオ会議が始まります。
13のグループまでは無料
13個のグループまでは無料で使えます。
これだけの数ならよほど広範囲に仕事をする人でない回限り十分です。
僕も最初の2~3年は無料で使っていました。
その後、有料版に切り替えています。
Slack
Slackは海外発ですので、ワールドワイドに利用者がいます。
大学関連などの案件で使うことが多いです。
子供スレッドが作れる
議論が複雑になりそうな時に、投稿に対してスレッドを開始することができます。
子供スレッドと呼んでよいのは分かりませんが、僕はそう呼んでいます。
ここがチャットワークにはない機能で、重宝しています。
ただし子供スレッドは投稿に対して1つだけなので、複雑な分岐はできません。
見た目とネーミングがわかりにくい
難点はまず見た目がわかりにくいことです。
IT関係者なら分かる、という部分でもあるのですが、一般の人には少し煩雑としていてまずどこで何をしたら良いのか？というのは分かりにくいです。
各機能のネーミングもチャットワークがグループ、Teamsがチームなのに対してチャンネルです。
少し一瞬？？っとなります。
気を許すと大変なことに？少し考え方が他と違う
実は機能を理解するとチャンネルが正解なのですが、この機能がひとクセあります。
チャンネルを作成するのはあくまでも「何についてコミュニケーションするのか？」というチャンネルです。
基本は繋がっている仲間全員が見れてしまいます。
最初にこれに気づかなくて、社内のやりとりも外部の人に見られてしまうなんて事例は良く聞きます。
チャンネルは基本誰でも見れて、特定の人にしか見られたくない場合は「プライベートチャンネルにする」という設定を入れて置かなければなりません。
音声通話、ビデオ通話も他の同様に可能
他のチャットサービスと同様に音声通話やビデオ通話も可能です。
が、まだ使ったお事はありません。
無料で10,000件のメッセージまで検索可能
無料プランでは無制限でチャンネルを作成できます。
これはチャットワークでいうところのグループにあたります。
チャットワークが13グループまでなので、Slackの方がグループの数を多く作りたい人には向いています。
が、検索可能なメッセージが10,000件までです。
有料版にすると、その制約が外れます。
Teams
Temasにもチャット機能があります。
現在では未評価
Temasに関しては、正直まだ何ヶ月も使った訳ではないので適正な評価はできてないかもしれません。
見た目は良いです。
チャットワークに負けていません。
シンプルで分かりやすよう。
そして投稿に対して返信スレッドを折り畳めるのでチャットワークよりも複雑なやりとりでの全体の進行は掴みやすそうです。
動作としてはSlackと同じですがTeamsの方が圧倒的に見やすくて分かりやすいです。
チャットツールとしての認知度はこれから？
TV会議に移行できるのもチャットワークと一緒です。
世間的にはTV会議用のツールとして認知されているようなので、チャットツールとしての認知は低いかもしれません。
昨日のTemasのチャットで投げかけた案件がありますが、まだ回答がないのです。
他のサービスと違い、スマホなどで常時確認する習慣がまだないかもしれなく、メインチャットツールとして使うのはまだ先かなと考えています。
機能が多そう
まだ使いこなせていませんが教育期間向けに「課題」というのが作れるので、これをオンライン授業で上手く使えるかやって見たいと思います。
難点としては今の所、外部の人に参加してもらうのに他のサービスと違って100%成功していません。
原因は不明ですが、Teamに参加して稼働できるようになるまでに少しハードルが高いようです。
僕自身は全てのTeamsに問題なく参加できているので、今のところ原因は分かっていません。
データ配置のページが違うのがネック？
あとはデータの置きどころです。
チャットワークやSlackでは横に概要や基本資料をぶら下げておくところがあって、僕は大抵のプロジェクトではDropBoxのURLを貼っておきます。
コメントを遡っていちいち該当リンクを探さなくても踏んで検索変えれば一発で必要な資料が取り出せます。
Teamsの場合、チャットが見れる投稿ページとは別のページになります。
これが良いのか悪いのか、いくつかの案件で試験的に使ってみながら評価していこうと思います。
アカウントでの利用方法が現状は不明
僕はこの壁にぶつかってしまったみたいですので、Teamsは大学関係だけで使っていこうと思います。
どういうことかと言うと、大学の連絡事項は大学のメールアドレスでのアカウントに紐付いています。
個人や会社の仕事で自分のメールアドレスに紐付いています。
この2つは完全に別のアカウントとして認識してまっていて、融通が効きません。
何か手段があるのかもしれませんが、現時点では見つけられていません。
そのため、特段クライアントサイドからの要望が無い限りはTeamsは大学関連の事項にだけ使うことになりそう、という気がしています。
無料と有料の違い
Teamsも他のサービスと同様に基本無料です。
有料版との違いはアプリとの連携の幅や管理者権限など。
Teamsはクライアント・サイドで整備して頂いたティームに入らせてもらうことがほとんどですので、僕は無料版で使っています。
ビジネス系チャットのデメリット
ビジネス系チャットにでもデメリットはあります。
アカウントを自分で作れない人は無理
マホやPCの操作で四苦八苦していてメールすら難しいというレベルの人にはお薦めしません。
まずはメール、そしてFBメッセンジャーかラインあたりから始めましょう。
ビジネス系チャットは使い始めたら便利ですが、コミュニケーションを行う場所に参加してもらうのに、各サービスのアカウントを作成して登録して頂かなければいけません。
難しい事ではありませんが、そこまで教えて厨にケアをしてはいられません。
サービス毎に機能の名称が違う
そして、特定のメンバーでコミュニケーションをする場所の呼び方が、
- ChatWork → グループ
- Slack → チャンネル
- Teams → チーム
などとサービス毎に違っています。
ただし確実に効率性は下がりますので、ビジネス的な成功を目指すのであれば、上手に使い分けられたほうが良いと思います。
結局どれにすべきか？
会社内では全てを使い分けています。
単純な日々の雑用的な連絡やタスクであればChatWorkが便利です。
複雑なタスク管理であれば、チャットサービスではありませんがBackLogです。
タスクごとにスレッドが作られ工数の集計やガントチャートも自動で作成されます。
外部とやり取りをするときには、まずはクライアントで使用しているサービスに合わせるようにしています。
特に無いときは、プロジェクトに即したベストな物を提案しています。
そのために割と常にバランスよく複数のサービスを使うようにしています。
よく様々なツールについて「あれは駄目。これは使えない」というセリフを耳にします。
個人的にはそういうセリフを頻繁に口にする人とは、自然に距離を取っているような気がします。
採用という面でも、やり方を覚える人ではなく事の本質を理解し行動できる人と仕事がしたいです。
僕は意識的に常に2つ以上のツールや環境を使うようにしています。
その方が合理的で中長期では得だからなのですが、違う話になってしますので、今回はここまでで。
ではまた。
